Rétrospective du changement

Dans cet article, je vais vous présenter une rétrospective qui peut être utile dans un contexte de changement d’équipe : dissolution de l’équipe ou transfert de l’équipe.

Le modèle de Tuckman

Mais avant de commencer, il me semble intéressant de présenter le modèle de Tuckman. Dans la vie d’une équipe, on retrouve classiquement 4 étapes qui ont été décrites par le modèle de Tuckman :

🏁Forming (formation) : le groupe se découvre et est motivé pour démarrer une nouvelle aventure ensemble sur un sujet qui est encore nouveau.
⚡Storming (tension) : les différents équipiers cherchent leur place dans l’équipe. Le projet avance et l’équipe va dans le vif du sujet quitte à avoir quelques tensions.
🏭Norming (normalisation) : l’équipe met en place ces normes, ces protocoles. La confiance se met en place.
🚀Performing (performance) : l’équipe est pleinement opérationnelle sur son sujet. La productivité va augmenter au fur et à mesure.

On peut représenter ces différentes phases par ce schéma :

inspire.ehe.osu.edu/files/2016/05/Bruce-Tuckman...

Ce modèle a été créé par Bruce Wayne Tuckman (psycho-sociologue américain) en 1965.

Une dernière étape Adjourning (dissolution) a été ajoutée au modèle en 1977.

Sans aller jusqu’à la dissolution, on constate souvent une baisse de productivité lors de changements concernant les membres de l’équipe. Si un membre est remplacé, on repassera par une phase de storming/norming, le temps que le nouveau membre s’aligne et que l’équipe évolue. Si l’équipe est délocalisée on repassera d’autant plus par ces différentes phases. L’objectif sera alors de minimiser la baisse de productivité en accompagnant le changement pour revenir rapidement sur la phase performing.

La rétrospective du changement

Pour aider lors d’un changement majeur d’une équipe (remplacement d’équipier, délocalisation, etc), je vous propose un template miro pour la rétrospective :

Je me suis inspiré de l’article de Jean-Pierre Lambert :

https://jp-lambert.me/la-r%C3%A9tro-de-d%C3%A9part-tirer-parti-du-d%C3%A9part-dun-collaborateur-pour-faire-grandir-l-%C3%A9quipe-mod-3b632fe7efb2

L’idée est de récupérer du feedback sur :

L’équipe actuelle. Cela permet aux équipiers de voir ce qu’ils ont apprécié et moins apprécié dans l’équipe actuelle. Ce feedback pourra aider les personnes à mieux s’adapter à leur nouvelle équipe.
Le produit. L’idée ici est que l’équipe prenne du recul et puisse aider la nouvelle équipe à connaitre les forces et les points d’amélioration du produit.
Le changement. Regardons ensemble les points positifs et négatifs de ce changement. Pour les personnes qui changent d’équipe, il y a certainement de nouveaux défis à relever : nouveaux domaines fonctionnels, nouvelles technologies? Peut-être un peu de regrets de ce départ. Faisons le point pour accompagner dans ce changement.

Je vous passe le lien du template miro dont vous pouvez vous inspirer : https://metroretro.io/board/LBQ9WWTP3H5T

Faire le bilan lors d’un changement majeur dans l’équipe doit permettre ici de garder l’équipe performante, accompagner les personnes dans leurs nouvelles équipes. Ce bilan permettra de prendre aussi en compte le facteur humain et d’aider les personnes à faire le deuil de l’équipe actuelle.

Pour aller plus loin, je vous conseille deux articles :

https://blog.trello.com/fr/modele-de-tuckman

Modèle de Tuckman : la cohésion d’équipe

« Le changement c’est maintenant!. »

— François Hollande

janvier 29, 2021 0

Comment inclure les personnes en vacances dans les rétrospectives?

La rétrospective est un événement important en Agilité: c’est l’occasion pour l’équipe d’inspecter ce qui vient de se passer dans le sprint et de travailler ensemble sur un plan d’amélioration (Kaizen). Tous les domaines peuvent être abordés en rétrospective (en restant positif et constructif) : humain, organisationnel, pratiques, processus, outillage, qualité de vie au travail, conflits, interactions avec le métier.

Après avoir travaillé ensemble pendant le sprint, un équipier a souvent des éléments à échanger avec l’équipe. Si cette personne est absente (en cette période de vacances par exemple) pour la rétrospective, comment lui permettre de s’exprimer dans cette cérémonie (si elle le souhaite)?

La solution simple est un retour par mail

Dans les équipes avec lesquelles j’ai travaillé, le plus fréquemment, les personnes souhaitant remonter des informations en rétrospective envoient un mail à l’équipe avant de partir.

Une solution originale

J’ai souhaité proposer un template plus original pour permettre aux absents de profiter des différentes phases de la rétrospective (à remplir avant de partir en vacances) :

Il y a donc 5 colonnes, correspondants aux 5 phases que nous proposons dans les retrocards :

Contexte : dans cette phase de la rétrospective, le facilitateur présente quelques éléments permettant de situer le contexte du sprint (ce qui a été réalisé, le burndown par exemple). On pourra placer un post-it sur des remarques générales concernant le contexte.
Actions précédentes : en général dans cette phase, on fait le point sur les actions pour lesquelles l’équipe s’était engagée. On pourra placer des post-it sur ces actions.
Etat d’esprit : dans mon équipe, les personnes indiquent une note entre 1 et 5 pour préciser leur humeur (1 si le sprint s’est mal passé pour eux et 5 si c’était parfait)
Génération d’idée : cela correspond à la phase dans la rétrospective où le facilitateur va choisir un format de rétrospective (par exemple speed boat). L’équipe va échanger sur le sprint et ce qu’on pourrait améliorer. L’idée ici avant de partir en vacances est d’indiquer les points positifs et négatifs du sprint.
Actions à faire : normalement les actions seront définies par l’ensemble de l’équipe présente à la réunion. Mais les personnes absentes, peuvent suggérer à l’équipe des idées qu’elles aimeraient voir dans le prochain sprint.

Si ce template vous intéresse, je le partage avec vous : https://metroretro.io/board/Sy1bqZY-v

Il faudra remplir le template sans masquer les post-it. Le facilitateur présentera les différentes colonnes au fur et à mesure de la rétrospective.

D’autres solutions existent : faire une boite à idées par exemple.

Et vous?

Et vous dans vos équipes, les personnes absentes à la rétrospective ont-elle des astuces pour partager leurs idées d’amélioration et remonter leurs idées à cette réunion?

août 6, 2020 0

Rétrospective KISS

En tant que Scrum Master, j’essaie de proposer une rétrospective en fonction du contexte de l’équipe.

Dans les conditions actuelles, il y a de nombreux outils pour animer des rétrospectives en ligne. Je vous conseille metroretro. Cet outil gratuit propose différents formats de rétrospective de base et permet de créer ses propres formats de rétrospective.

Lors de la création de l’équipe, notre système architecte nous avait présenté le principe KISS : « Keep it simple, stupid ». Ce principe préconise la simplicité. Il est important en informatique : toute complexité du code ramènera un surcout à la maintenance. Je vous conseille ce très bon article qui présente ce principe dans le domaine de l’informatique : https://blog.myagilepartner.fr/index.php/2017/01/26/la-philosophie-du-developpement-kiss/

J’ai souhaité réaliser une rétrospective sur ce thème pour que l’équipe reste focus sur le MVP et la simplicité du code. Dans notre cas, l’application devant passer en production d’ici peu, j’ai aussi profité de cette rétrospective pour voir comment l’équipe appréhendait le sujet.

Les phases de l’animation

J’ai animé cette rétrospective de façon assez classique :

J’ai présenté les différentes colonnes où les membres de l’équipe devaient préparer leur post-it.
Ils ont eu 10 minutes pour préparer leur post-it.
Chacun son tour, les membres de l’équipe ont présenté leur post-it.
En fonction des post-it, nous nous sommes mis d’accord sur les actions à mettre en œuvre pour le prochain sprint.

Les 5 colonnes

Le tableau était donc découpé en 5 colonnes :

« K » : Keep. Ce que l’équipe souhaite conserver : bonne pratique, ce qui a fonctionné.
« I » : It (management). Notre application va passer en production. Est-ce que l’équipe est prête? Quels sont les éléments dont l’équipe aura besoin pour ce passage en production?
« S »: Simple. Que peut-on simplifier? Penser au MVP et à la maintenabilité de l’application.
« S »: Stupid. Quelles sont les difficultés dans l’équipe?
Et je me suis permis d’ajouter une case en haut à droite pour les remerciements.

Comment copier mon template

Si vous souhaitez recopier ce format de rétrospective, vous pouvez :

Cliquer sur ce lien : https://metroretro.io/board/SJLf09aYL
Revenir sur votre tableau de bord metreoretro : https://metroretro.io/
Et cliquer sur « Start as template » sur la retrospective que je vous propose :

Mai 12, 2020 0

Rétrospective de communauté

Il n’est pas facile de faire vivre une communauté de pratique. En tant que facilitateur de la communauté des Scrum Master, j’essaie de comprendre les attentes des participants et intéresser l’ensemble des Scrum Master au travail de la communauté.

Quoi de mieux qu’une rétrospective pour faire un bilan et essayer de relancer la communauté ?

Poser le contexte

Pour poser le contexte, j’ai commencé par faire un bilan des actions en 2019. Nous avons eu une année assez chargée :

Création d’une présentation de l’Agilité pour les nouveaux arrivants.
Comparaison des frameworks de mise à l’échelle de l’Agilité.
Comparaison des outils pour animer des rétrospectives sur des sites distants.
Présentation d’un deck de cartes que j’ai réalisé avec Mikaël KROK pour animer les rétrospectives : http://www.retrocards.tk/
Débats autour des bonnes pratiques, des indicateurs, etc.

Format SWOT

Une rétrospective avait été réalisée il y a quelques années avant mon arrivée sur le format SWOT. Il me semble que ce format est bien adapté pour une rétrospective de communauté.

Démons vs Génies

J’ai voulu proposer un autre format pour cette deuxième rétrospective. J’ai donc proposé le format suivant : Démons vs Génies. L’idée était de demander aux participants de préparer des post-it et de les présenter sur la grille suivante :

En colonne : les démons et les génies.
En ligne : le travail de Scrum Master et celui de la communauté.

L’idée étant de voir ce qui était passionnant dans le travail de Scrum Master, ainsi que d’échanger sur les difficultés de ce poste. De voir l’attrait de la communauté ainsi que ses faiblesses.

La communauté étant dispersée sur différents sites, j’ai animé la rétrospective avec metroretro.

L’animation a permis de cibler certains sujets prioritaires pour 2020. En particulier, nous avons pu voir que différentes équipes avaient du mal à appliquer Scrum tout en réalisant du support. La prochaine réunion permettra donc de présenter Scrumban : une autre façon d’organiser nos projets.

Quelques liens

Pour aller plus loin, je vous conseille 3 articles :

« Les clés d’une Communauté de Scrum Master ou PO qui réussit »

« Une session de Communauté de Scrum Masters »

« Une rétrospective de communauté avec le Processus de Responsabilité »

janvier 26, 2020 0

Retro Cards : Extension n°1

Les Retro Cards sont toujours amenées à évoluer et s’améliorer. Dans cet esprit, j’ai sorti une première extension!

Cette extension contient :

de nouveaux formats de rétrospective, dont certaines inédites (mario karts, lean, definition of done)
la présentation des valeurs du deck
=> le Kaizen : l’amélioration continue évidemment 🙂
=> Le ShuHaRi : ce deck est là pour vous accompagner dans votre monté en compétence dans la gestion des retrospectives
=> le Yokoten : et si vous trouvez des améliorations partagez les!

N’hésitez pas à nous faire des retours sur l’usage de ce deck de cartes!

Télécharger gratuitement et immédiatement l’extension du deck ici .

L’extension est aussi disponible au format imprimable A4 en cliquant ici.

Le deck d’origine est toujours disponible à cette adresse : http://retrocards.tk/

octobre 19, 2019 0

Rétrospectives Mario : donner de la visibilité à vos équipes et améliorer vos sprints !

Ayant pour leitmotiv en tant que Scrum Master, de varier les formats de rétrospective pour stimuler l’amélioration continue, j’ai souhaité utiliser la métaphore entre un niveau de jeu vidéo (course pour finir un niveau) et le sprint.

Et quoi de mieux pour cela que Mario ! Comme vous allez le voir dans cet article, j’ai décliné ce thème sur deux rétrospectives et cela a été le fil conducteur de deux de nos itérations (versions logiciels).

Pour schématiser, en Scrum, la sortie de version va correspondre à la fin d’un sprint (itération de 3 semaines dans notre cas). Par exemple :

Le début de la première version correspondant à ce cycle Mario, j’ai donc présenté un tableau correspondant à la road map pour donner de la visibilité à l’équipe. Notre product owner nous avait déjà présenté la road map. Mais il est intéressant d’avoir un management visuel et d’avoir dans le bureau de l’équipe en visibilité en permanence la road map de l’équipe (la road map dans notre cas est habituellement visible dans le bureau du PO et pas dans le bureau de l’équipe).

J’ai présenté les sprints comme des niveaux de jeux vidéo avec un boss à finir à chaque étape majeure. Ici à la fin de la 1^ère version, nous avons Bowser et Peach à la fin de la 2ème version . Dans notre cas, nous commencions un nouveau module. Et la version MVP (version minimale pour le marché) nécessitait ces deux itérations. Donc à la fin de la 1^ère version, nous devions atteindre un objectif, mais pas suffisant pour proposer notre logiciel au marché. Pour vous donner une idée du tableau présenté à l’équipe et que nous avons gardé pour suivre notre avancée dans notre bureau (Mario avançant de sprint en sprint) :

Ce tableau était donc l’introduction de la rétrospective avant le lancement du développement de la 1^ère version.

1ère rétrospective

L’objectif d’une rétrospective est souvent de revenir sur le sprint passé pour trouver des axes d’améliorations. Mais il peut être aussi l’occasion de lancer un nouveau projet et de voir ensemble ce qui nous attend.

Pour la génération d’idées d’améliorations, nous sommes donc resté sur le thème Mario et j’ai proposé le format suivant :

Le pitch : On rejoue le niveau 44 style timeline avec Mario.

L’idée de cette rétrospective a été que chaque personne de l’équipe a présenté la façon dont il a vécu le sprint sous la forme d’une timeline. Il a placé sous la timeline les événements (modification UX en cours de sprint, instabilité des environnements, finalisation d’une US, etc.) qui l’ont marqué et au-dessus il a indiqué si pour lui cet événement été positif (étoile ou pièce) ou négatif (plante carnivore ou boulet de canon).

J’ai pu en partie m’inspirer de : https://medium.com/@nicolas.duponchel/sprint-retrospective-with-mario-562d7e43537d

2ème rétrospective

A la fin de la version 2, l’objectif était de revenir sur la version et voir les axes d’améliorations. Nous avons pris le tableau présentant la road map pour voir où nous en étions. Certaines fonctionnalités étaient livrées, d’autres avaient été dé-priorisées.

Et pour continuer sur le thème de Mario, j’ai lancé la génération d’idée sur Mario Kart.

Le pitch : La version de septembre était constituée de 4 sprints (courses). Faisons ensemble le bilan de la saison (version) « septembre 2019 ». Pour nous améliorer dans les prochaines courses.

Humeur de l’équipe

Chaque personne de l’équipe a choisi un kart qu’il a positionné sur une échelle pour représenter son sentiment par rapport au sprint (en restant sur le thème de la course avec des coupes) :

Échelle de l’humeur du sprint. 1 représentant un mauvais sprint et 5 un super sprint.

Regardons ensemble, les points d’améliorations que l’équipe souhaite discuter.

Génération des idées

Analysons notre course pour voir ce qui nous a fait avancer dans la course (étoiles, champignons) et ce qui nous a fait glisser (bananes, carapaces).

Nous avons fait une colonne sprint et une colonne version. Cela permet d’avoir une vision de ces deux niveaux.

Sur le deuxième tableau, nous voyons que la course va continuer demain. Quelles sont nos inquiétudes (encre du calamar)? Qu’est-ce qui nous motive pour nos futurs courses (pièces)?

A partir de ces idées, nous avons pu définir des axes d’améliorations et préparer l’équipe aux prochains sprints.

Et vous comment animez-vous vos rétrospectives ?

septembre 14, 2019 0

Retro Cards !

Je vous conseille de varier les formats de rétrospective pour éviter la monotonie et stimuler votre équipe à trouver toujours plus d’axes d’améliorations.

Et si un jeu de cartes facilitait la préparation et l’animation de vos rétrospectives ?

Retro Cards propose 26 formats de rétrospectives (des classiques, des funs, des spéciales), des outils (proposition de déroulement, team mood), le tout accompagné d’aide (conseils, guides, matériel à prévoir).

Quelques exemples de formats que vous retrouverez dans ce deck de cartes :

Start Stop Continue
Sail boat
Lean Coffee
…

Un exemple vaut mieux qu’un long discours. Ci-dessous un exemple de carte pour animer une rétrospective Sailboat (un classique des rétrospectives Agile)

Petit bonus, RetroCards est un projet OpenSource! Téléchargeable en version imprimable sur http://retrocards.tk/

Et pourquoi pas une version imprimée de façon plus professionnelle? Nous attendons vos retours pour voir les suites de ce projet. https://lnkd.in/d3W2zVy

En attendant, je travaille sur une extension du deck de cartes qui devrait sortir d’ici peu… Toujours plus de formats de rétrospective pour toujours plus d’améliorations dans vos équipes !

septembre 4, 2019 0